Taloyhtiöt tekevät usein korjaushankkeidensa valmistelussa yhden kriittisen viestintävirheen: korjaushankkeesta tiedotetaan kunnolla vasta siinä yhtiökokouksessa, jossa osakkailta haetaan hankkeelle hyväksyntää. Tällöin hyvätkin hankkeet törmäävät ihmisten luontaiseen muutosvastarintaan ja tuntemattoman pelkoon. Tämä on hyvin raskas tapa viedä päätöksiä läpi ja johtaa usein riitelyyn.
Hyvä hallitus ymmärtää, että korjaushankkeen valmisteluvaiheessa käsitellään paljon informaatiota, josta suuri osa jää väistämättä vain hallituksen tietoon. Hallituksen ja osakkaiden välillä on suuri tietokuilu. Hallitus on valmistelutyössään tullut hyvin informoiduksi, mutta osakkaat yleensä eivät läheskään yhtä hyvin. Hallituksen on helppo unohtaa miten pimennossa tavallinen osakas lopulta asioista lopulta onkaan.
Korjaushankkeesta ei koskaan tule kertoa ja päättää samassa tilaisuudessa. Nämä kaksi funktiota on erotettava toisistaan. Suurista korjaushankkeista valveutunut taloyhtiö järjestää vähintään yhden informaatiotilaisuuden, joka on varattu vain keskustelua varten. Paikalla on taloyhtiön hallinnon lisäksi hyvä olla paikalla teknisiä asiantuntijoita sekä pankin rahoitusneuvoja. He vastaavat osakkaiden kysymyksiin hankkeen tarpeellisuudesta, teknisistä yksityiskohdista, kustannuksista ja rahoitusmahdollisuuksista.
(Lisää hyviä vinkkejä aiheesta voit lukea Katleena Kortesuon keväällä ilmestyneestä oppaasta, jonka esilukijana toimin)
Ihmisten muutosvastarinta heikkenee, kun heillä on ollut aikaa perustella päätös itselleen ja hyväksyä se. Niinpä päätöskokouksen tulisi olla aikaisintaan parin viikon kuluttua informaatiotilaisuudesta. Kun etukäteisviestintä on hoidettu hyvin, päätöskokouksessa voidaan keskittyä päätösten tekemiseen.
Lopuksi tulee huomioida, että päätöskokousta edeltävä asukastilaisuus on oikeastaan minimivaatimus, joka ei vielä riitä. Hyvän hankeviestinnän voisi tiivistää kolmeen kohtaan:
- Korjaushanke on osa yhtiökokouksen hyväksymää pitkän tähtäimen suunnitelmaa, jonka laatimisen yhteydessä on selvitetty osakkaiden mielipiteet
- Osakkaita on informoitu jo hankkeen valmistelun aikana, jotta osakkaiden ääni on voinut vaikuttaa niin hanke- kuin toteutussuunnitteluvaiheessa
- Ennen päätösvaihetta on järjestetty asukastilaisuuksia, jotta kaikki osakkaat ovat saaneet kysymyksiinsä vastaukset ja asukkaat ovat voineet valmistautua tulevaan korjaukseen
Kyseessä on siis jatkuva prosessi: selvitä, informoi, toteuta.
