Asiakas esitti sopimusneuvotteluissa suoran kysymyksen:
”Miten voit vakuuttaa meidät siitä, että taloyhtiömme rahoja ei isännöinnissäsi voida kavaltaa?”
Vastasin rehellisesti, että en sitten yhtään mitenkään. Kavallusten täydellinen estäminen olisi mahdollista vain, jos isännöitsijällä ei olisi lainkaan tilinkäyttöoikeuksia. Mutta jos isännöitsijä ei voi maksaa taloyhtiön tililtä laskuja, niin kuinka huoltoyhtiö silloin saa palkkionsa tai kuinka lämmitys tulee maksettua? Ja jos isännöitsijä voi maksaa lämpölaskun niin kyllä hän voi silloin maksaa myös perusteettoman tai olemattoman laskun – eli kavaltaa asiakasyhtiönsä varoja.
Ammateissa joissa käsitellään rahaa ei mitenkään voida poistaa kavalluksen mahdollisuutta kokonaan, koska tällöin pitäisi poistaa itse työtehtävä eli rahan käsittely. Valitettavasti aina silloin tällöin uutisoidaan, että joku lakimies on kavaltanut asiakasvaroja, kaupan myyjä on vienyt kassasta rahaa tai kirjanpitäjä on tyhjentänyt yrityksen tilin. Ikävä kyllä vuosittain uutisoidaan myös joitain tapauksia, joissa isännöitsijä on kavaltanut isännöimiensä taloyhtiöiden varoja. Se on tietysti omiaan mustaamaan myös rehellisten isännöitsijöiden mainetta.
Vaikka kavalluksia ei voida täysin estää, on tärkeää havaita mikä kavallustapauksille on yhteistä. Lähes poikkeuksetta kavallukset tapahtuvat kun jollakin toimijalla on yksin pääsy varoihin ja hän valvoo itse itseään, tai valvonta on huolimatonta ja jälkijättöistä. Näyttää siltä, että kavallukseen langenneilla henkilökohtaiseen epätoivoon sekoittuu havainto siitä, että omia toimia ei valvota.
Lopullinen vastaukseni asiakkaani esittämään kysymykseen kuuluukin, että Isännöintivelhossa olen tehnyt taloudenpidon mahdollisimman läpinäkyväksi hallituksille. Asiakasyhtiöitteni hallituksilla on suora, yhden kirjautumisen päässä oleva näkymä samalle sähköisen kirjanpitoympäristön työpöydälle, jota itsekin käytän. Siitä näkee reaaliajassa mm. pankkitilin saldon, viimeisimmät tilitapahtumat sekä kaikki ostolaskut ja niiden tiliöinnit. Näin hallitus voi tarvittaessa tarkastaa yhtiön kirjanpidon vaikka päivittäin ja vakuuttua sen oikeellisuudesta. Ja näin ollen yritykseni käytäntö käsitellä rahaa on mahdollisimman kaukana niistä käytännöistä, joiden yhteydessä kavalluksia on aiemmin tapahtunut.
Hallitukset: vaatikaa isännöitsijältänne läpinäkyvyyttä tilien käytössä eli valvokaa isännöitsijän toimia. Isännöitsijän toimien valvonta on hallituksen vastuulla. Useissa kavallustapauksissa yhtiön hallitus on havainnut rahojen katoamisen vasta vuoden tai pidemmänkin ajan päästä siitä, kun merkkejä väärinkäytöksistä näkyi jo tiliotteilla. Tällaista toimintaa on vaikea luokitella huolelliseksi.
