Se olikin sitten vähän odotettua suurempi projekti – nimittäin isännöintijärjestelmän uudistaminen.
Uudistukseen päätin ryhtyä vuoden 2017 lopulla. Näköpiirissä oli sekä tarve entistä paremmille digitaalisille palveluille, että moni toimintaympäristön muutos, kuten uusi tietosuoja-asetus ja tuleva sähköinen asunto-osakerekisteri, jotka vaatisivat ominaisuuksia, joita käyttämässäni järjestelmässä ei ollut. Aiemmin isännöintijärjestelmä ja kirjanpito olivat myös erillään toisistaan. Sähköiset asukassivut olivat sinänsä kelvolliset, mutta nekään eivät kommunikoineet suoraan isännöintijärjestelmän tai kirjanpidon kanssa, vaan tiedot asukassivuille piti viedä erikseen käsin, jolloin niiden potentiaali jäi hyödyntämättä. Tarve uudistukselle oli siis selvä, ja reippaasti ajattelin, että kyllä tällainen tietotekniikkaa ja tietojohtamista opiskellut teekkari yhden järjestelmän uusii mennen tullen muiden töiden lomassa.
Olin väärässä. Lähdin soitellen sotaan.
Yli 500 huoneiston huoneistotietojen ja tusinan taloyhtiön tietojen siirtäminen piti onnistua vaivatta tietokannasta toiseen, mutta ohjelmistotoimittaja vetäytyikin alkuperäisestä lupauksestaan vedoten väärinymmärrykseen, eikä jäljelle jäänyt muuta vaihtoehtoa kuin siirtää kaikki tiedot käsin. Tähän työhön meni kuukausia. Lisäksi oli siirrettävä kirjanpito ja kaikki siihen liittyvät pankkiyhteydet uusien sopimuksineen. Siirtovaiheen ajan oli käytettävä osin kahta järjestelmää yhtä aikaa. Olisin palkannut siirtotyöhön apuvoimia, elleivät uudet järjestelmät olisi olleet niin monimutkaisia käyttää, että tietojen eheyden varmistamiseksi työ oli tehtävä itse, tai tilapäisen työvoiman kunnolliseen perehdyttämiseen olisi mennyt vielä enemmän aikaa.
Tämän projektin jälkeen sympatiani muiden yritysten toiminnanohjausjärjestelmäprojektien myöhästymistä kohtaan on kasvanut. Oman projektini aloituksesta on kaksi vuotta, ja vasta nyt investoinnin hyödyt alkavat näkyä. Uudet asukassivut eivät vieläkään ole käytössä, mutta loppusuora häämöttää siinäkin projektissa, ja uskon että lopputulos palkitsee.
